Suunta.ai tietosuojaseloste
Johdanto
Y4 Works Oy ("Suunta.ai", "me") tarjoaa Suunta.ai-palvelua, joka on organisaatioille tarkoitettu tekoälyavusteinen strategiatyön palvelu. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten käsittelemme henkilötietoja, joista olemme itse rekisterinpitäjä: palvelun käyttäjien tilitiedot, laskutus, tietoturva, tuoteanalytiikka, viestintä sekä myynti ja markkinointi.
Asiakasorganisaatiot vievät palveluun omaa sisältöään, kuten strategioita, tavoitteita, dokumentteja ja keskusteluja. Tämän sisällön osalta rekisterinpitäjä on asiakasorganisaatio, ja me käsittelemme sitä asiakkaan lukuun tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Tällaista sisältöä koskevissa kysymyksissä pyydämme kääntymään sen organisaation puoleen, jonka palvelua käytät.
Rekisterinpitäjä: Y4 Works Oy, Y-tunnus 2978296-6, Kanavaranta 9, 00160 Helsinki, privacy@suunta.ai.
Keräämämme tiedot
1.1 Antamasi tiedot
Tilitiedot
| Tieto | Pakollinen | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Sähköpostiosoite | Kyllä | Tilin kirjautuminen, viestintä |
| Etu- ja sukunimi | Kyllä | Tunnistaminen palvelussa ja personointi |
| Puhelinnumero | Ei | Valinnainen yhteystieto |
| Salasana | Kyllä* | Tunnistautuminen |
| Profiilikuva | Ei | Personointi |
| Kieliasetus | Kyllä | Lokalisointi |
| Lisäprofiilitiedot, kuten tehtävänimike ja tiimi | Ei | Personointi ja organisaation rakenne |
| Omat tavoitteet | Ei | Henkilökohtainen tavoitteiden seuranta; näkyvät vain sinulle, ellet itse jaa niitä |
*Kertakirjautumista käyttävät tunnistautuvat ulkoisen tunnistuspalvelun, esimerkiksi Googlen tai Microsoftin, kautta, eikä heillä ole Suunta.ai-salasanaa.
Organisaation tiedot. Pyydämme organisaation nimen. Maa ja muut organisaation perustiedot, kuten toimiala, koko, verkkosivusto ja logo, voidaan täydentää julkisista lähteistä tai antaa vapaaehtoisesti. Käytämme niitä tilin hallintaan ja palvelun räätälöintiin.
Palveluun viety sisältö. Asiakasorganisaatiot ja niiden käyttäjät vievät palveluun sisältöä, kuten strategioita, tavoitteita, mittareita, tehtäviä, dokumentteja ja keskusteluja tekoälyn kanssa. Tässä sisällössä voi olla henkilötietoja, esimerkiksi nimiä ja rooleja. Sisällön rekisterinpitäjä on asiakasorganisaatio, ja käsittelemme sitä asiakkaan lukuun. Emme käytä tätä sisältöä yleiskäyttöisten tekoälymallien kouluttamiseen ilman asiakkaan suostumusta.
1.2 Automaattisesti kerättävät tiedot
Tekniset tiedot
| Tieto | Tarkoitus | Säilytys |
|---|---|---|
| IP-osoite | Turvallisuus, petosten esto | Istuntotiedoissa 180 päivää, kirjautumislokeissa 12 kuukautta ja palvelinlokeissa 7 päivää |
| Käyttäjäagentti (selain ja laite) | Turvallisuus, istunnonhallinta | Istuntotiedoissa 180 päivää ja kirjautumislokeissa 12 kuukautta |
| Kirjautumisaikaleimat | Turvallisuusauditointi | 12 kuukautta |
| Istuntotiedot | Tunnistautumisen tila | Istunnon voimassaolon ajan; istunnon perustiedot 180 päivää |
| Epäonnistuneet kirjautumisyritykset | Kirjautumisen suojaaminen | 12 kuukautta |
| Aikavyöhyke | Ajan näyttö; luetaan selaimesta | Tilin voimassaolon ajan |
Käyttötiedot
| Tieto | Tarkoitus | Säilytys |
|---|---|---|
| Palvelun käyttömäärät, kuten krediittien kulutus | Laskutus, käytön seuranta | 24 kuukautta |
| Toimintalokit (kirjautumiset ja tilin tietoturvatapahtumat) | Tietoturva ja jäljitettävyys | 12 kuukautta |
| Sähköpostien toimitustiedot | Viestien toimituksen varmistaminen | 12 kuukautta; sen jälkeen säilytämme vain merkinnän lähetyksestä, jotta samaa viestiä ei lähetetä uudelleen |
| Palvelun käyttötapahtumat | Palvelun kehittäminen organisaatiotasolla; henkilötasolla vain suostumuksellasi | 24 kuukautta |
1.3 Kolmansilta osapuolilta saatavat tiedot
Kertakirjautuminen. Jos kirjaudut ulkoisen tunnistuspalvelun kautta, saamme siltä kirjautumiseen tarvittavat perustiedot, kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi ja profiilikuvasi.
Kun sinut kutsutaan palveluun, kutsuja antaa sähköpostiosoitteesi ja voi antaa nimesi ja roolisi organisaatiossa.
Kun organisaatio rekisteröityy, haemme siitä julkisia perustietoja, kuten Y-tunnuksen, toimipaikan ja henkilöstömäärän, julkisista lähteistä, esimerkiksi kaupparekisteristä ja organisaation verkkosivuilta. Ne näytetään rekisteröitymisen yhteydessä tarkistettaviksi.
Maksutiedot. Maksupalveluntarjoaja käsittelee maksukorttitietosi suoraan. Saamme siltä tilauksen hallintaan tarvittavat tiedot, emme korttitietojasi.
Integraatiot. Jos organisaatiosi yhdistää palveluun muita palveluja, niistä tuleva sisältö on osa organisaation palveluun viemää sisältöä.
1.4 Myynti ja markkinointi
Käsittelemme myös sellaisten henkilöiden tietoja, jotka eivät käytä palvelua, kuten potentiaalisten asiakkaiden, kumppanien ja niiden yhteyshenkilöiden, verkkosivujemme kautta yhteyttä ottaneiden ja uutiskirjeemme tilaajien tietoja.
| Tieto | Lähde | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Nimi, tehtävänimike, organisaatio, työsähköposti ja -puhelin | Sinä itse tai julkiset lähteet, kuten organisaatioiden verkkosivut ja LinkedIn | Yhteydenpito, myynti ja asiakassuhteen hoitaminen |
| Yhteydenpidon historia, kuten viestit ja tapaamiset | Yhteydenpito kanssasi | Asiakassuhteen hoitaminen |
| Uutiskirjeen tilaus ja markkinointiviestien avaukset | Sinä itse ja käyttämämme markkinointityökalut | Markkinointi ja sen kehittäminen |
Säilytämme tietoja niin kauan kuin yhteydenpito on ajankohtaista, kuitenkin enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei sen jälkeen ole syntynyt asiakassuhdetta. Voit milloin tahansa kieltää markkinoinnin vastaamalla viestiin, käyttämällä viestin peruutuslinkkiä tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen privacy@suunta.ai.
Miten käytämme tietoja
| Tarkoitus | Oikeusperuste (GDPR 6 artiklan 1 kohta) |
|---|---|
| Palvelun tarjoaminen käyttäjille, kuten tilinhallinta ja kirjautuminen | Oikeutettu etu toteuttaa asiakasorganisaation kanssa tehty sopimus (f) |
| Palveluun liittyvät viestit, kuten vahvistuskoodit ja ilmoitukset | Oikeutettu etu (f) |
| Tukipyyntöihin vastaaminen | Oikeutettu etu (f) |
| Organisaation perustietojen täydentäminen julkisista lähteistä rekisteröitymisessä | Oikeutettu etu (f) |
| Laskutus ja tilausten hallinta | Lakisääteinen velvoite (c) ja oikeutettu etu (f) |
| Tietoturva, väärinkäytösten esto ja lokien ylläpito | Oikeutettu etu (f) ja lakisääteinen velvoite (c) |
| Palvelun kehittäminen organisaatiotason käyttötiedon avulla | Oikeutettu etu (f) |
| Henkilötason tuoteanalytiikka | Suostumus (a) |
| Myynti ja yhteydenpito organisaatioihin | Oikeutettu etu (f) |
| Uutiskirje ja muu markkinointi suostumuksen perusteella | Suostumus (a) |
| Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen | Lakisääteinen velvoite (c) |
Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, että käsittely on tarpeen eikä se loukkaa oikeuksiasi. Voit vastustaa tällaista käsittelyä kohdan 7 mukaisesti.
Emme:
- myy henkilötietoja
- käytä palveluun vietyä sisältöä mainonnan kohdentamiseen
- luovuta tietoja tietovälittäjille
- käytä palveluun vietyä sisältöä yleiskäyttöisten tekoälymallien kouluttamiseen ilman asiakkaan suostumusta.
Tekoäly ja palveluun viety sisältö
Kun käytät palvelun tekoälyominaisuuksia, kehotteesi ja siihen liittyvä sisältö välitetään tekoälypalveluntarjoajalle vastauksen tuottamista varten. Syötteitä voidaan tarkistaa automaattisesti väärinkäytön varalta. Tarkistuksesta tallennamme itse vain tilastotietoa ilman sisältöä ja käyttäjän tunnistetta. Tekoälypalveluntarjoajan oma väärinkäytön valvonta voi kuitenkin sisältää syötteiden tilapäistä säilytystä alikäsittelijäluettelossa kuvatulla tavalla. Valitsemme tarjoajat ja niiden asetukset niin, ettei sisältöä käytetä niiden yleiskäyttöisten mallien kouluttamiseen.
Tallennamme tekoälyominaisuuksien sisältöä, kuten keskusteluhistoriaa ja ladattujen dokumenttien hakuindeksiä, siinä määrin kuin palvelun toiminta edellyttää. Kun dokumentti poistetaan palvelusta, sitä ei enää käytetä, ja sen hakuindeksi poistetaan. Tämä sisältö kuuluu asiakasorganisaatiolle, ja sen käsittelystä sovitaan tietojenkäsittelysopimuksessa.
Kun keskustelet tekoälyn kanssa työtilassa, keskustelusta muodostetaan automaattisesti tiivistelmiä työtilan yhteiseen muistiin. Kaikkien työtilan jäsenten tekoäly voi hyödyntää tiivistelmiä, ja ne voivat sisältää keskustelussa mainittuja tietoja, myös muista henkilöistä. Päätökset ja muut kirjaukset tallennetaan organisaation yhteiseen aineistoon vasta, kun hyväksyt ne. Jos haluat keskustella yksityisesti, käytä keskustelua työtilan ulkopuolella.
Tekoäly voi tallentaa keskusteluista sinua koskevia asioita, kuten työnkuvasi tai toivomasi vastaustavan, jotta se osaa palvella sinua paremmin. Näet tallennetut asiat palvelun asetuksissa ja voit poistaa ne. Ne poistetaan myös, kun tilisi tai organisaatiosi poistetaan.
Tietojen jakaminen
4.1 Palveluntarjoajat
| Vastaanottajaryhmä | Tarkoitus | Sijainti |
|---|---|---|
| Pilvi-infrastruktuurin tarjoajat | Palvelun ylläpito ja tietojen tallennus | EU/ETA |
| Tekoälypalveluntarjoajat | Tekoälykäsittely | EU/ETA tai Yhdysvallat |
| Maksupalveluntarjoaja | Maksujen käsittely | EU/ETA tai Yhdysvallat |
| Sähköpostipalvelu | Palveluun liittyvien viestien toimitus | EU/ETA tai Yhdysvallat |
| Analytiikkapalvelu | Tuoteanalytiikka suostumuksellasi | EU/ETA tai Yhdysvallat |
| CRM- ja markkinointityökalut | Myynti, yhteydenpito ja markkinointi | EU/ETA tai Yhdysvallat |
| Integraatiopalvelut | Organisaation itse yhdistämien palvelujen liittäminen | EU/ETA tai Yhdysvallat |
| Sisäiset viestintä- ja tukityökalut | Ylläpidon ilmoitukset ja asiakastuki | EU/ETA tai Yhdysvallat |
Palvelun tuottamisessa käytettävät palveluntarjoajat ja niiden sijainnit on lueteltu osoitteessa https://work.suunta.ai/legal/subprocessors.
4.2 Organisaatiosi
Kun käytät palvelua organisaatiosi tilillä, organisaatiosi pääkäyttäjät ja muut käyttäjät voivat käyttöoikeuksiensa mukaisesti nähdä esimerkiksi nimesi, roolisi ja toimintasi palvelussa.
4.3 Organisaatiosi käynnistämät integraatiot
Organisaatiosi voi yhdistää palveluun valitsemiaan kolmansien osapuolten palveluja, kuten viestintä- ja yhteistyöpalveluja, toimisto-ohjelmistoja ja automaatiopalveluja. Organisaatiosi päättää, mitkä integraatiot otetaan käyttöön ja mitä tietoja niiden kautta siirretään, ja vastaa niiden käytöstä. Kolmansien osapuolten palvelut käsittelevät tietoja omien ehtojensa ja tietosuojaselosteidensa mukaisesti, emmekä vastaa niiden tietojenkäsittelystä.
4.4 Lakisääteiset ja muut perusteet
Voimme luovuttaa tietoja:
- sovellettavan lain tai oikeudenkäynnin edellyttämällä tavalla
- viranomaisten laillisiin pyyntöihin vastaamiseksi
- oikeuksiemme, turvallisuutemme tai omaisuutemme suojaamiseksi
- yrityskaupan, liiketoiminnan myynnin tai liiketoiminnan uudelleenjärjestelyn yhteydessä.
4.5 Suostumuksellasi
Voimme jakaa tietoja muille, kun olet antanut siihen nimenomaisen suostumuksen.
Kansainväliset siirrot
5.1 Käsittelypaikat. Tietoja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella. Osa käsittelystä, kuten tekoälykäsittely, voi tapahtua sen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa.
5.2 Siirtojen suojatoimet. Siirrot ETA:n ulkopuolelle perustuvat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin sekä tarvittaessa täydentäviin suojatoimiin.
Tietojen säilyttäminen
6.1 Säilytysajat
| Tietotyyppi | Säilytysaika |
|---|---|
| Käyttäjätilin tiedot | Tilin voimassaolon ajan |
| Poistetut käyttäjätilit | Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan tilin poiston yhteydessä |
| Organisaation perustiedot | Organisaation poistoon asti |
| Tekniset tiedot ja kirjautumislokit | Kohdan 1 taulukon mukaisesti, enintään 12 kuukautta |
| Käyttömäärät ja käyttötapahtumat | 24 kuukautta |
| Toimintalokit (kirjautumiset ja tilin tietoturvatapahtumat) | 12 kuukautta |
| Asiakkaan aineiston muutoshistoria | Osa asiakkaan aineistoa, säilyy sopimuksen ajan; siihen liitetyt IP-osoitteet ja käyttäjäagentit poistetaan 12 kuukauden jälkeen |
| Poisto- ja suostumuskirjaukset | Niin kauan kuin niitä tarvitaan lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseen tai oikeusvaatimusten puolustamiseen |
| Laskutus- ja kirjanpitotiedot | Kirjanpitolain mukaan: tositteet kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, sekä kirjanpito ja tilinpäätös kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä |
| Myynti- ja markkinointitiedot | Enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei asiakassuhdetta ole syntynyt |
| Varmuuskopiot | Poistuvat automaattisesti kierron mukana, viimeistään 31 päivän kuluessa |
Säilytysajat ovat enimmäisaikoja, ja ne lasketaan tiedon syntymisestä, ellei taulukossa toisin mainita. Kirjautumisrajoitusten tiedot poistetaan 30 päivän kuluttua viimeisestä yrityksestä.
6.2 Tilin poisto
Kun käyttäjätili poistetaan:
- henkilötietosi poistetaan tai anonymisoidaan
- pääsysi palveluun päättyy
- organisaatiollesi tuottamasi sisältö, kuten tavoitteet ja päätökset, jää organisaation tiedoiksi
- lokitietoja voidaan säilyttää ilman suoraa tunnistetta niiden säilytysajan loppuun.
6.3 Organisaation poisto
Organisaation poistoa voi edeltää siirtymäaika, jonka kuluessa pyynnön voi perua. Sen jälkeen organisaation tiedot poistetaan. Käyttäjätilit säilyvät, mutta niiden pääsy organisaatioon päättyy. Poistosta jää lokimerkintä.
6.4 Palautus varmuuskopiosta
Jos palvelun tiedot joudutaan palauttamaan varmuuskopiosta, poistamme palautetuista tiedoista uudelleen ne, jotka oli poistettu ennen palautusta, ennen kuin palvelu avataan käyttöön.
Oikeutesi
Sinulla on GDPR:n mukaan seuraavat oikeudet:
- oikeus saada pääsy tietoihisi (15 artikla)
- oikeus tietojesi oikaisemiseen (16 artikla)
- oikeus tietojesi poistamiseen (17 artikla)
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla)
- oikeus siirtää tietosi järjestelmästä toiseen (20 artikla)
- oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (21 artikla); suoramarkkinointia voit vastustaa milloin tahansa ilman perusteluja
- oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa.
Voit käyttää oikeuksiasi palvelun asetuksissa siltä osin kuin toiminto on saatavilla tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen privacy@suunta.ai. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä. Organisaation palveluun viemää sisältöä koskevat pyynnöt käsittelee kyseinen organisaatio rekisterinpitäjänä.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on:
Tietosuojavaltuutetun toimistoKäyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 HelsinkiPostiosoite: PL 800, 00531 Helsinkitietosuoja@om.fi+358 29 566 6700Evästeet ja vastaavat tekniikat
8.1 Käyttämämme evästeet
| Eväste | Tyyppi | Tarkoitus | Kesto |
|---|---|---|---|
session | Välttämätön | Kirjautuminen ja istunnon suojaus | Päättyy 12 tunnin käyttämättömyyden jälkeen, enintään 30 päivää |
remember_token | Välttämätön | Pitää sinut kirjautuneena, jos valitset Pysy kirjautuneena | 30 päivää |
suunta_consent | Välttämätön | Muistaa analytiikkavalintasi (versio, valinta ja aika, ei tunnistetta) | 12 kuukautta |
crowd_submitted_<kysely> | Välttämätön | Estää vastaamasta samaan kyselyyn kahdesti; asetetaan vain kyselyyn vastattaessa | 12 kuukautta |
ph_<projekti>_posthog | Analytiikka, vain suostumuksella | Pseudonyymi tuoteanalytiikka (PostHog, EU) | 12 kuukautta |
Julkisissa kyselyissä estämme saman vastaajan toistuvat vastaukset myös tallentamalla vastauksen yhteyteen IP-osoitteesta muodostetun tiivisteen, josta IP-osoitetta ei voi lukea.
Analytiikkaeväste asetetaan vain, jos sallit sen. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa: kirjautuneena kohdassa Asetukset → Oma tili → Analytiikka, muuten kirjautumissivun alalaidan linkistä Evästeasetukset. Kun perut suostumuksen, analytiikan evästeet ja selaimen tallenteet poistetaan laitteeltasi.
Verkkosivusto. Suunta.ai:n verkkosivusto (suunta.ai) on erillinen sivusto. Jos sallit siellä analytiikan, PostHog-eväste asetetaan koko suunta.ai-verkkotunnukselle, jolloin se on voimassa myös sovelluksessa (work.suunta.ai) ja saman käyttäjän vierailu sivustolla ja sovelluksessa voidaan yhdistää pseudonyymisti. Sivusto tallentaa suostumusvalintasi selaimen paikalliseen tallennukseen, eikä valinta siirry sovellukseen: sovelluksessa valinta tehdään erikseen. Voit muuttaa verkkosivuston valintaa sivuston Evästeasetukset-linkistä.
8.2 Muut kuin välttämättömät evästeet
Muita kuin välttämättömiä evästeitä ja vastaavia tekniikoita käytämme vain suostumuksellasi.
8.3 Paikallinen tallennus
| Luokka | Esimerkkejä | Peruste |
|---|---|---|
| Käyttöliittymän asetukset | Sivupalkin tila, näyttöteema, aikavyöhyke | Pyytämäsi palvelun toiminta |
| Keskeneräiset luonnokset ja viimeisimmät kohteet | Kirjoittamasi viesti tai kyselyvastaus ennen lähettämistä, viimeksi avatut kohteet | Pyytämäsi palvelun toiminta |
| Väliaikainen välimuisti | Keskustelun viestit selaimen istunnon ajan | Pyytämäsi palvelun toiminta |
| Analytiikka | PostHog-tuoteanalytiikka ja Suunta.ai:n oma henkilötason käyttöanalytiikka | Suostumus |
| Verkkosivuston suostumusvalinta | Analytiikkavalinta, versio ja aika (ei tunnistetta) | Valintasi muistaminen |
Paikallisesti tallennetut tiedot ovat vain laitteellasi. Voit poistaa ne selaimen asetuksista.
8.4 Kolmannen osapuolen sisältö
Palvelu voi ladata sisältöä kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi maksupalveluntarjoajalta maksun yhteydessä. Nämä voivat asettaa omia evästeitään omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Turvallisuus
9.1 Tekniset toimenpiteet
- Tietojen salaus siirrettäessä ja tallennettuina
- Salasanojen suojattu tallennus
- Istuntojen suojaus
- Pääsynhallinta ja organisaatioiden tietojen erottelu
9.2 Organisatoriset toimenpiteet
- Henkilöstön salassapitovelvoitteet
- Tietoturvaohjeistus
- Poikkeamien käsittelymenettelyt
- Turvatoimien arviointi ja kehittäminen
9.3 Sinun vastuusi
- Pidä salasanasi turvassa
- Käytä vahvaa, ainutlaatuista salasanaa
- Ilmoita epäilyttävästä toiminnasta välittömästi
- Kirjaudu ulos jaetuilla laitteilla
Lapset
Suunta.ai on organisaatioille tarkoitettu palvelu, eikä sitä ole suunnattu lapsille. Organisaatio voi antaa pääsyn palveluun vähintään 15-vuotiaalle, joka toimii organisaation tehtävissä, esimerkiksi työ- tai luottamustehtävässä. Emme tietoisesti käsittele alle 15-vuotiaiden henkilötietoja. Jos saamme tietää, että palvelua käyttää alle 15-vuotias, poistamme hänen tilinsä tiedot.
Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sähköpostitse tai palvelussa ennen niiden voimaantuloa.
Yhteystiedot
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä ja oikeuksiesi käyttämiseksi: Y4 Works Oy (Suunta.ai), privacy@suunta.ai. Tämä on yhteyspisteemme tietosuoja-asioissa. Yleisiin tiedusteluihin: team@suunta.ai.
Automaattinen päätöksenteko
Emme tee automaattisia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi. Tekoälyominaisuudet tuottavat ehdotuksia ja analyyseja, mutta päätökset tekevät aina ihmiset.